Alle Personalbedarfsplanungen sind wertlos, wenn der von den Abteilungen angemeldete Personalbedarf unkonkrete Angaben zu Zeitpunkt, Dauer und Ort sowie Qualifikationsniveau des Bedarfs enthält. Zeitliche Angaben bestimmen die rechtzeitige Beschaffung und Auswahl, während Qualifikationsangaben die notwendige Entwicklung, Ortsangaben die Verfügbarkeit und Möglichkeit einer internen Versetzung aufzeigen.